Freelancerii, meseriașii și prestatorii de servicii care aleg să lucreze pe cont propriu se confruntă, de regulă, cu aceeași întrebare: ce formă de organizare se potrivește activității lor? Pentru o înființare PFA, ca și pentru alternativele ei, ADISAF publică pe site explicații despre documente, impozitare și pașii procedurii, pe care materialul de față le sintetizează.
PFA, întreprindere individuală sau întreprindere familială
PFA-ul, întreprinderea individuală (II) și întreprinderea familială (ÎF) sunt forme accesibile și relativ simple de organizare pentru cei care își desfășoară activitatea pe cont propriu. Potrivit ADISAF, alegerea între ele depinde de tipul activității, de modul de impozitare dorit și de persoanele implicate în afacere. În discuția despre PFA sau întreprindere individuală, diferența de bază este că ambele sunt forme pentru o persoană, cu regimuri ușor diferite, în timp ce întreprinderea familială reunește mai mulți membri ai aceleiași familii.
Serviciul de înființare PFA, II sau ÎF descris de ADISAF începe cu o discuție despre forma potrivită, continuă cu verificarea codurilor CAEN, rezervarea denumirii la Registrul Comerțului și redactarea documentelor, apoi cu depunerea dosarului și predarea actelor de autorizare. Procedura se poate parcurge online, indiferent de județ, iar relația cu Registrul Comerțului este gestionată de ADISAF.
Înființare PFA: actele care compun dosarul
Dosarul de autorizare cuprinde, în general, câteva documente de bază:
- actul de identitate al titularului, iar în cazul întreprinderii familiale și actele membrilor acesteia;
- dovada spațiului în care se desfășoară activitatea, sub forma unui act de proprietate sau a unui contract de închiriere ori de comodat;
- specimenul de semnătură;
- documentele care atestă pregătirea profesională sau experiența, acolo unde activitatea o cere;
- propuneri de denumire și codurile CAEN pentru activitatea dorită.
Formularele cerute de Registrul Comerțului, între care cererea de înregistrare și declarațiile pe proprie răspundere privind condițiile de funcționare, sunt întocmite de ADISAF. Lista finală diferă de la caz la caz, iar cerințele pot fi modificate periodic odată cu reglementările. Respingerile sau întârzierile provin adesea din detalii care par mărunte: un nume care încalcă regulile de rezervare, un cod CAEN care nu corespunde activității reale, absența unui document de calificare, acolo unde legea îl cere, sau acte incomplete privind sediul.
Sediul profesional și codurile CAEN pentru PFA
Pentru autorizare, PFA-ul trebuie să declare un sediu profesional. Pentru antreprenorii care nu dispun de un spațiu potrivit, ADISAF menționează soluția găzduirii sediului social la o adresă din București și Ilfov. Legea permite unui PFA să funcționeze cu mai multe coduri CAEN, în anumite limite: se stabilesc un cod principal și, după caz, coduri secundare, care pot fi completate ulterior printr-o actualizare la Registrul Comerțului. Verificarea compatibilității dintre codurile alese și forma de organizare contribuie la un dosar complet încă de la depunerea inițială.
Norma de venit și sistemul real: cum se impozitează veniturile
Impozitarea unui PFA se poate face la normă de venit ori în sistem real. Varianta normei înseamnă că venitul impozabil este o sumă fixă, stabilită în fiecare an pentru fiecare cod CAEN și pentru fiecare județ; impozitul de 10% se calculează la această normă, fără legătură cu încasările efective. Accesul la normă depinde de două condiții: activitatea trebuie să se regăsească pe lista aprobată la nivel județean, iar veniturile brute anuale să rămână sub plafonul legal. Dacă plafonul este depășit, anul următor aduce trecerea obligatorie în sistem real.
Sistemul real taxează cu 10% venitul net, adică ceea ce rămâne după scăderea cheltuielilor deductibile din încasări: chirie, utilități, materiale, echipamente, servicii prestate de terți. Sistemul presupune evidență contabilă în partidă simplă, cu registru-jurnal de încasări și plăți, registru inventar și documente justificative pentru fiecare cheltuială. Este mai laborios, dar reflectă situația financiară reală a activității.
Un exemplu de calcul și rolul contribuțiilor sociale
Diferența dintre cele două sisteme se vede într-un exemplu din materialele ADISAF. O normă de venit de 40.000 lei conduce la un impozit de 4.000 lei, chiar dacă încasările reale ajung la 60.000 lei sau rămân la 30.000 lei. În sistem real, o activitate cu încasări de 45.000 lei și cheltuieli deductibile de 30.000 lei are un venit net de 15.000 lei și un impozit de 1.500 lei. Regula formulată pe site este că norma convine activităților cu cheltuieli mici și venituri mari, iar sistemul real celor cu cheltuieli semnificative.
Calculul nu se rezumă însă la impozitul de 10%. Pe lângă el, PFA-ul datorează contribuții sociale, CAS pentru pensie și CASS pentru sănătate, atunci când depășește plafoanele raportate la salariul minim, iar acestea pot cântări în decizia finală. Cum pragurile și normele se pot schimba de la un an la altul, pentru o decizie concretă este recomandată o discuție cu un contabil. Pentru o analiză detaliată, ADISAF propune ghidul PFA în sistem real sau la normă de venit, cu explicații despre opțiunea exprimată prin declarația fiscală depusă în Spațiul Privat Virtual al ANAF. După autorizare, PFA-ul este preluat automat în evidența fiscală, iar titularul își activează accesul la acest spațiu și depune declarația pentru estimarea veniturilor.
Când PFA-ul lasă loc unui SRL
PFA-ul și SRL-ul diferă prin răspundere: la PFA nu există o separare între patrimoniul personal și cel al activității, în timp ce un SRL este o persoană juridică distinctă, cu răspunderea asociaților limitată, ca regulă, la aportul la capitalul social. PFA-ul nu cere capital social și poate ține contabilitate în partidă simplă, pe când SRL-ul are un minim de 500 lei și presupune partidă dublă. Potrivit ADISAF, PFA-ul se pretează profesiilor și meseriilor individuale, iar o societate devine potrivită atunci când apar asociați, angajări, contracte de valoare mare sau nevoia de a vinde afacerea prin transferul părților sociale.
Legislația românească nu prevede o transformare directă a unui PFA într-un SRL. Trecerea înseamnă două operațiuni distincte: înființarea unei societăți și, ulterior, radierea PFA-ului. O suprapunere de câteva luni poate ajuta la migrarea ordonată a contractelor și a clienților.
Concluzii pentru cei care lucrează pe cont propriu
În practică, o înființare PFA presupune mai mult decât depunerea unui dosar: forma de organizare, codurile CAEN, sediul profesional și regimul fiscal se stabilesc împreună, înainte de autorizare. Pentru antreprenorii din orice județ, ADISAF oferă coordonare online a întregului demers, de la alegerea formei până la ridicarea actelor de autorizare.
