Distanța față de contabil nu schimbă natura serviciului. O firmă sau un PFA din orice județ poate lucra cu un birou aflat în altă localitate, pentru că legea nu cere apropiere geografică, ci un profesionist autorizat CECCAR și un contract scris. Temerile obișnuite privesc trimiterea actelor, hârtiile de la sediu, controlul fiscal și siguranța datelor.
Unele dintre aceste temeri sunt simple neînțelegeri, altele au un sâmbure de adevăr. REALCONT, firmă de contabilitate cu sediul în București și clienți din toată România, a publicat un ghid despre felul în care decurge colaborarea la distanță. Cinci mituri discutate acolo sunt reluate mai jos, fiecare alături de ceea ce se întâmplă în realitate.
Mitul 1: „Contabilul trebuie să fie din aceeași localitate cu firma”
Ideea vine din vremea dosarelor duse cu plasa la birou, la fiecare sfârșit de lună. Potrivit ghidului, legea nu cere ca prestatorul să se afle în localitatea clientului. Contează două condiții: profesionistul să fie autorizat CECCAR și colaborarea să aibă la bază un contract scris. Amândouă se pot verifica de la distanță, la fel de ușor ca de peste drum.
Pentru un antreprenor dintr-un oraș mic, urmarea practică este că poate căuta un birou după specializare și după felul de lucru, nu după adresă. Un cabinet medical, o firmă de IT sau un restaurant au nevoi diferite, iar contabilul potrivit nu se află neapărat la zece minute de mers.
Mitul 2: „Contabilitatea online înseamnă o aplicație”
Confuzia este de înțeles, fiindcă multe programe de facturare se prezintă cu vorbe asemănătoare. Realitatea este alta: contabilitatea online este același serviciu profesional, prestat de oameni, doar că la distanță. Aplicațiile de facturare sunt uneltele clientului. Ele emit facturi și țin evidența încasărilor, dar nu stabilesc tratamentul fiscal al unei operațiuni, nu întocmesc bilanțul și nu își asumă o declarație depusă.
În spatele ecranului rămâne un contabil cu nume, cu autorizare și cu o semnătură pe contract. La REALCONT, de pildă, fiecare client are un consultant dedicat, cu care vorbește pe telefon, pe e-mail sau pe WhatsApp. Relația de lucru seamănă, așadar, cu una clasică: întrebările ajung la aceeași persoană, care cunoaște istoricul firmei și nu trebuie pusă la curent de fiecare dată.
Mitul 3: „Toate facturile trebuie trimise, una câte una”
Aici lucrurile s-au simplificat mult. Facturile dintre firme circulă prin RO e-Factura și pot fi preluate de contabil direct din Spațiul Privat Virtual, pe baza unei împuterniciri. Clientul nu mai are de scanat fiecare factură venită de la furnizori. Rămân de trimis documentele care nu trec prin acest sistem:
- bonurile fiscale;
- extrasele de cont;
- contractele;
- deconturile de cheltuieli.
Lista este scurtă, însă nu poate fi sărită. Un extras lipsă sau un contract netrimis înseamnă operațiuni pe care contabilul nu le poate înregistra corect, oricât de bine ar funcționa restul circuitului.
Mitul 4: „Nimic nu mai trebuie păstrat pe hârtie”
Este exagerarea opusă. Lucrul la distanță nu desființează arhiva firmei. La sediu rămân originalele contractelor, dosarele de personal, registrele obligatorii și documentele cu regim special. Contabilul lucrează pe copii electronice, dar originalele trebuie să poată fi arătate oricând sunt cerute.
Mai există o operațiune care nu se poate muta pe internet: inventarierea. Ea se face fizic, de către comisia firmei, care numără marfa și verifică bunurile acolo unde se află ele. Contabilul primește rezultatele și le compară cu evidența, însă nu poate număra un depozit prin videoconferință.
Mitul 5: „La un control ANAF, firma rămâne fără sprijin”
Teama aceasta cântărește greu la firmele din afara Capitalei. Controlul se desfășoară însă la fel, oriunde și-ar avea biroul contabilul. Acesta pregătește documentația cerută și poate asista firma indiferent de județ. În fața inspectorilor contează starea evidenței și a documentelor justificative, nu distanța dintre două adrese.
Un contabil la distanță nu promite un control fără constatări, așa cum nu o poate promite nici unul local. Poate promite doar pregătire: acte ordonate, explicații gata formulate, prezență alături de administrator atunci când este nevoie.
Partea întemeiată a temerilor: siguranța datelor
Dintre toate îngrijorările, aceasta este justificată și cere atenție. Documentele unei firme conțin date despre clienți, salarii și conturi, iar la distanță ele circulă exclusiv electronic. Înainte de semnare, biroului i se pot pune câteva întrebări directe:
- unde sunt stocate documentele primite;
- cine are acces la ele;
- cum se fac copiile de siguranță;
- dacă la contract este anexat un acord privind prelucrarea datelor (GDPR).
Jumătate din siguranță ține de client. Un singur canal de transmitere, folosit consecvent, este mai sigur decât documente împrăștiate pe trei aplicații de mesagerie. Parolele solide și autentificarea în doi pași, la e-mail și la internet banking, închid ușile pe care intră de obicei necazurile.
Cum arată, concret, o lună de lucru la distanță
Pașii sunt descriși în ghidul despre cum funcționează contabilitatea online. În linii mari, clientul trimite documentele care nu vin prin e-Factura, contabilul înregistrează operațiunile și depune declarațiile electronic, iar la final sosește un raport. În cazul REALCONT, acesta vine lunar, pe e-mail, și arată pe scurt ce venituri a avut firma, ce a cheltuit, cu ce profit și ce taxe are de plătit.
Pentru o firmă sau un PFA din afara Bucureștiului, întrebarea utilă nu este, așadar, cât de aproape se află contabilul, ci cât de limpede este stabilit cine ce trimite, pe ce cale și până la ce dată. Răspunsul se găsește în contract și se confirmă în lunile de început ale colaborării. Situațiile particulare, cum ar fi activitățile cu stocuri mari sau cu mulți salariați, se discută de la bun început cu specialistul ales.
