Într-o seară de octombrie, când comenzile s-au adunat și nu mai ai timp nici să răspunzi la telefon, apare gândul pe care îl amâni de luni de zile: poate ar trebui să iau pe cineva. Până acum ai făcut totul singur sau cu un prieten care te ajuta pe apucate, iar lucrurile au mers pentru că știai fiecare detaliu. Primul angajat schimbă regulile jocului. Nu pentru că ar fi complicat în sine, ci pentru că, din acel moment, nu mai ești doar tu cel care răspunde de rezultat. Câteva decizii luate la timp îți scutesc luni întregi de nemulțumiri reciproce.
Începe cu o listă a lucrurilor pe care vrei să le predai
Mulți antreprenori caută un om înainte de a ști ce anume vor să îi lase în grijă. Rezultatul e un anunț vag și un interviu în care nici tu, nici candidatul nu înțelegeți exact ce urmează să se întâmple. Mai bine ia un caiet și notează, timp de două săptămâni, tot ce faci într-o zi obișnuită: ce ocupă cel mai mult timp, ce faci fără plăcere, ce ar putea face altcineva cu o explicație de o oră.
La final vei vedea, aproape sigur, că o treime din zi se duce pe sarcini repetitive: facturi, confirmări, ambalat, răspunsuri la aceleași întrebări. Acelea sunt primele candidate la predare. Lucrurile care țin de relația cu clienții importanți sau de deciziile de preț rămân, de obicei, la tine mai mult timp, și e normal.
Din lista aceasta iese și profilul omului căutat. Dacă majoritatea sarcinilor sunt de organizare, nu ai nevoie de un specialist scump într-un domeniu îngust. Dacă, dimpotrivă, ai nevoie de cineva care să preia o parte tehnică din meserie, atunci experiența contează mai mult decât disponibilitatea de a învăța.
Cât te costă, de fapt, un om în plus
Salariul pe care îl discuți cu candidatul este doar o parte din cheltuială. La el se adaugă contribuțiile și taxele aferente, echipamentul, eventual un abonament la un program, o masă de lucru, uneori transportul. Un calcul făcut în grabă duce la surprize neplăcute după trei luni, exact când entuziasmul a trecut și ritmul comenzilor mai scade.
Un obicei bun este să faci două scenarii pe hârtie. În primul, afacerea merge ca până acum; în al doilea, comenzile scad cu o treime vreme de câteva luni. Dacă în al doilea scenariu ai în continuare cum să plătești omul fără să te îndatorezi, poți merge înainte liniștit. Dacă nu, poate că e mai înțelept să începi cu un program parțial sau cu un colaborator pe proiecte, până când veniturile devin previzibile.
Cere și o părere de la contabilul tău. El știe cel mai bine ce forme de colaborare se potrivesc firmei tale și ce obligații apar la fiecare. Nu e o cheltuială în plus, ci o asigurare că nu semnezi ceva ce nu poți duce.
Interviul: întrebări care spun mai mult decât CV-ul
La o firmă mică, un om nepotrivit se simte imediat, pentru că nu are în spate un departament care să absoarbă greșelile. De aceea contează mai mult felul în care gândește decât lista de locuri de muncă anterioare. Poți pune întrebări simple, legate de situații reale din firma ta: cum ai proceda dacă un client sună nemulțumit și eu nu sunt disponibil, ce faci când nu știi cum se rezolvă o problemă, cum îți organizezi o zi în care ai cinci lucruri urgente.
Ascultă nu doar răspunsul, ci și ce întrebări îți pune candidatul. Cel care întreabă despre clienți, despre cum se iau deciziile, despre ce înseamnă o zi bună în firma ta gândește ca cineva care vrea să rămână. Cel care întreabă doar de program și de concediu poate fi la fel de bun, dar merită să afli de ce.
Dacă e posibil, propune o probă de câteva ore, plătită corect, în care omul face efectiv o parte din ce îl așteaptă. Se vede repede dacă îi place ritmul și dacă se înțelege cu tine.
Fă-ți loc, la propriu, pentru încă o persoană
Detaliile practice par mărunte, dar sunt primele lucruri pe care le observă un om nou. Are unde să stea? Are un birou liber sau o masă pe care să își țină laptopul fără să deranjeze pe nimeni? Funcționează internetul la fel de bine și când sunt două persoane conectate, nu una? Dacă lucrați într-un spațiu mic, gândește-te dinainte cum se împart telefonul, imprimanta, cafeaua, chiar și rafturile.
La fel de important este accesul la informații. Un coleg care nu știe unde sunt contractele, în ce folder stau pozele produselor sau cine e contactul de la un furnizor își pierde jumătate din prima săptămână căutând. Pregătește din timp conturile, parolele și drepturile de acces, dar dă-le pe măsura nevoii, nu pe toate deodată. Întrebarea utilă este simplă: ce are nevoie să vadă ca să-și facă treaba, și nimic în plus?
Dacă omul va lucra și de acasă, stabiliți din prima zi cum rămâneți în legătură. Un mesaj dimineața, o discuție scurtă la prânz, un punct de situație seara ajută mai mult decât un regulament lung. Contează să existe un ritm pe care îl respectați amândoi, nu doar să fie scris undeva.
Ce pui pe hârtie înainte de prima zi
Într-o firmă de familie sau între prieteni, mulți se bazează pe înțelegeri verbale. Cu un angajat nu merge, iar motivul nu e lipsa de încredere, ci faptul că amândoi vă vedeți diferit lucrurile peste o lună. Fișa postului, programul, locul de muncă, felul în care se anunță o zi liberă, cine aprobă ce, toate acestea merită scrise simplu, pe o pagină sau două.
Contractul propriu-zis se încheie conform legislației în vigoare, iar pentru detalii e bine să te sprijini pe un specialist în resurse umane sau pe contabil. Ce poți face tu este să completezi cadrul formal cu un document intern, scris pe înțelesul tuturor, în care explici cum lucrați: cum se răspunde clienților, ce ton folosiți, ce înseamnă o sarcină terminată.
- Scrie clar ce sarcini sunt ale noului coleg din prima lună și ce urmează abia după aceea.
- Stabilește de la început cui îi cere ajutor când tu lipsești din birou.
- Spune deschis ce înseamnă pentru tine o greșeală acceptabilă și una care nu se mai repetă.
- Fixează o discuție scurtă la sfârșitul primei săptămâni, nu doar la sfârșitul probei.
- Păstrează un loc unde sunt adunate parolele, procedurile și contactele, accesibil celor care au nevoie de ele.
Primele săptămâni: învățarea nu se face singură
Cea mai frecventă greșeală este să îi dai omului un laptop, un program și un telefon, apoi să te întorci la munca ta. După trei zile te miri că nu face nimic, iar el se întreabă dacă a greșit locul. Primele săptămâni cer timp din partea ta, mai mult decât ai crede. Alocă în fiecare zi o jumătate de oră pentru explicații și pentru întrebări, și vei recupera acel timp de zece ori mai târziu.
Începe cu sarcini mici, care se pot verifica rapid, și crește treptat responsabilitatea. Lasă omul să facă o dată sau de două ori lucrurile greșit, într-un cadru în care greșeala nu costă mult, dar corectează imediat, cu răbdare și fără ton de reproș. Dacă ceri perfecțiune din prima zi, vei primi un angajat care se teme să acționeze.
Spune-i și ce nu știi tu. Într-o afacere mică, a recunoaște că ai încă de învățat despre cum conduci oameni creează încredere. Nimeni nu se naște șef, iar cei din jur observă repede dacă te prefaci.
Cum te schimbi tu, ca patron
Partea mai greu de acceptat este că, odată cu angajatul, apare nevoia să delegi cu adevărat. Dacă după fiecare sarcină rescrii tu textul, refaci tabelul sau reiei apelul, omul va înțelege că munca lui nu contează și va înceta să mai încerce. Delegarea înseamnă să accepți un rezultat bun, chiar dacă nu e exact cum l-ai fi făcut tu.
Primești însă ceva în schimb: timp pentru lucruri pe care nu le-ai mai putut face de mult, precum discuții cu clienți noi, o ofertă mai bună, o zi liberă în care telefonul nu sună. Cu cât te obișnuiești mai repede cu ideea, cu atât firma crește mai ușor.
Nu uita nici de partea umană. Un angajat dintr-o firmă mică vede aproape totul: cum îți tratezi clienții, cum reacționezi la o zi proastă, cum plătești furnizorii. Ceea ce faci contează mai mult decât ceea ce spui, iar cultura firmei se naște din aceste gesturi mărunte.
Dacă te gândești serios la primul angajat, mâine dimineață nu căuta încă anunțuri. Ia caietul, notează ce faci într-o zi obișnuită și vezi ce poți preda. Apoi fă cele două scenarii de cost și stai de vorbă cu contabilul. Abia după aceea scrie anunțul, cu sarcini clare și cu o descriere onestă a firmei. Un început bine gândit se vede în fiecare lună care urmează.
