Regula backup 3-2-1 spune că fiecare fișier important trebuie să existe în trei copii, pe două tipuri diferite de suport, iar una dintre copii să fie ținută în afara locuinței. Este cea mai simplă schemă prin care o fotografie de familie sau un contract scanat supraviețuiește unui telefon pierdut, unui hard disk defect sau unei ștergeri făcute din greșeală.
Ideea circulă printre specialiștii în stocare de ani buni și nu depinde de nicio marcă. Funcționează la fel pentru un student cu un singur laptop, pentru o familie cu zeci de mii de poze sau pentru un birou mic cu facturi în PDF și foi de calcul.
Ce înseamnă, concret, cifrele 3, 2 și 1
Trei copii înseamnă originalul plus două copii de rezervă. Originalul este fișierul cu care lucrezi zi de zi, de pildă pozele din telefon sau documentele de pe laptop. Dacă ai doar el, nu ai backup, ai doar noroc.
- 3 copii: fișierul de lucru și încă două duplicate;
- 2 tipuri de suport: de exemplu memoria laptopului și un hard disk extern, sau hard diskul extern și un serviciu de stocare online;
- 1 copie în afara locuinței: la o rudă, la birou sau într-un serviciu online, pentru situațiile de tip incendiu, inundație sau furt.
Cele două tipuri de suport contează pentru că dispozitivele de același fel au aceleași puncte slabe. Două hard diskuri cumpărate odată, ținute în același sertar și conectate la aceeași priză pot fi lovite de aceeași supratensiune sau de aceeași cădere.
Cum arată o schemă 3-2-1 pentru un om obișnuit
Să luăm o persoană care face poze cu telefonul și lucrează documente pe laptop. Schema ei ar putea arăta așa:
| Copia | Unde se află | Ce situație acoperă |
|---|---|---|
| Originalul | Telefonul și laptopul | Munca de zi cu zi |
| A doua copie | Hard disk sau SSD extern, ținut acasă | Telefon pierdut, ecran spart, laptop defect |
| A treia copie | Serviciu online de stocare sau un disc la o rudă | Furt, incendiu, inundație |
Un hard disk extern obișnuit, de 1 TB, încape fără probleme zeci de mii de fotografii și o arhivă întreagă de documente. Serviciul online lucrează de obicei singur, în fundal, cât timp telefonul e conectat la Wi-Fi și la încărcător, deci nu depinde de memoria ta.
Un prim pas util este să știi ce ai de salvat. Dacă actele sunt împrăștiate prin telefon, e-mail și foldere fără nume, merită să pui mai întâi ordine, așa cum se explică în materialul despre organizarea digitală a documentelor personale, și abia apoi să configurezi copiile.
Ce ar trebui să intre în backup?
Nu tot ce ai pe un dispozitiv are aceeași valoare. Aplicațiile se reinstalează, filmele descărcate se pot descărca din nou, dar pozele cu copiii, scanările actelor și fișierele de lucru nu se mai refac.
- fotografiile și clipurile făcute de tine;
- actele scanate, contractele, facturile și certificatele;
- documentele de lucru, foile de calcul și proiectele aflate în desfășurare;
- codurile de recuperare ale conturilor importante, inclusiv cel al contului de e-mail;
- contactele și notițele, dacă nu sunt deja sincronizate cu un cont.
Alege o singură dată dosarele-cheie și lasă programul de backup să le urmărească automat. Nu mai trebuie să alegi fișier cu fișier, iar dosarele noi create în aceleași locuri sunt prinse de la sine.
Cât de des faci copia și cum verifici că merge?
Frecvența depinde de cât de repede se schimbă datele. Pozele din telefon se pot salva automat în fiecare zi. Documentele la care lucrezi activ merită o copie la finalul fiecărei zile de lucru. Arhiva veche, pe care o modifici rar, se copiază o dată și se verifică la câteva luni.
Un backup netestat este o speranță, nu o protecție. Din când în când alege la întâmplare un fișier din copie, deschide-l și vezi dacă arată bine. Uită-te și la data ultimei copii, fiindcă o salvare automată se poate opri după o actualizare a sistemului, fără să te anunțe.
Sincronizarea nu înlocuiește backup-ul
Mulți oameni cred că au backup pentru că fișierele lor sunt sincronizate între laptop și un cont online. Sincronizarea înseamnă însă că aceeași modificare apare peste tot. Dacă ștergi un folder pe laptop, el dispare, în cele mai multe servicii, și din cont, iar după un timp nu mai poate fi recuperat nici din coșul serviciului.
Același mecanism e periculos în cazul programelor de tip ransomware, care criptează fișierele și cer bani pentru cheie. Dacă folderul criptat se sincronizează, pierzi și copia online. De aceea măcar una dintre copii ar trebui să fie deconectată de computer cea mai mare parte a timpului, de exemplu un hard disk extern pe care îl conectezi doar pentru salvare.
Pentru incidentele fizice, de la ecran spart până la apă vărsată, merită citit și cum te pregătești pentru situații neprevăzute cu dispozitivele pe care le folosești zilnic.
Greșeli care strică un backup bun
- toate copiile sunt în aceeași casă, deci un singur eveniment le pierde pe toate;
- copia este criptată cu o parolă pe care ai uitat-o sau ai notat-o doar în fișierele protejate;
- hard diskul extern a rămas în sertar luni la rând și nimeni nu mai știe dacă pornește;
- serviciul online este legat de aceeași parolă ca adresa de e-mail, iar o singură ghicire compromite ambele;
- nu s-a verificat niciodată dacă fișierele salvate se deschid.
Cea mai frecventă greșeală rămâne amânarea. Un backup făcut în mod imperfect, astăzi, valorează mai mult decât unul perfect pe care îl plănuiești de doi ani.
Întrebări frecvente
Este suficient un serviciu online singur?
Nu. Un serviciu online contează ca o singură copie, iar dacă pierzi accesul la cont sau serviciul își schimbă condițiile, rămâi fără fișiere. Păstrează și o copie fizică la tine.
Câtă memorie îmi trebuie pentru copii?
Adună dimensiunea dosarelor pe care vrei să le salvezi și înmulțește rezultatul cu doi. Astfel ai loc și pentru fișierele pe care le vei adăuga în următorii ani.
Cât durează să pun totul în funcțiune?
O după-amiază este de obicei suficientă: alegi dosarele, conectezi discul, pornești salvarea automată în telefon și faci prima copie completă, care e și cea mai lentă.
